Существует много вариантов поглотителей времени, которые реально «едят» ваше время, если вы следуете им. Для того, чтобы освободить свое время от ненужных дел и использовать его с максимальной эффективностью, вам нужно сначала их идентифицировать, затем понять, что с ними делать и предпринимать решительные действия.
По моим наблюдениям существует как минимум 10 наиболее часто встречающихся поглотителей времени. Сейчас предлагаю рассмотреть, каким образом вы попадаете к ним в плен. Изучая каждый нижеприведенный из пунктов, задавайте себе вопрос: «Каким образом это отнимает у меня время?» .
1. Отсутствие планирования, четкого фокусирования и расстановки приоритетов.
Без четкого планирования вы обнаружите себя дрейфующим от одного дела к другому в совершенно хаотичном и разбросанном порядке. Вы хватаетесь то за один, то за другой текущий вопрос, совершенно не оставляя время на действительно важные дела. А так как вы все больше и больше погружаетесь в водоворот рутины, то времени на претворение в жизнь стратегии и ваших целей не остается совсем. Вы все больше будете чувствовать себя бесцельно блуждающим путником, и ваша производительность будет постепенно снижаться. Когда вы не полностью сфокусированы на значимых вещах, вы ставите заслон той движущей силе, которая необходима для повышения вашей эффективности и выполнения многих вещей гораздо быстрее и легче.
2. Частое откладывание дел на потом.
Откладывание дел на потом не только отнимает ваше время, но также поглощает вашу энергию и занимает мысли. Когда вы откладываете дела на потом, много времени тратится на прокручивание мыслей в голове и беспокойство по поводу того, что вам нужно было сделать. Вы даете себе определенный срок, после которого, как вы считаете, сразу начнете заниматься отложенными вопросами. Но именно по этой причине становитесь неспособным распоряжаться своим временем эффективно, так как в голове постоянно крутится мысль, что отложенное надо доделать. Если вы себя узнали в том, что постоянно что-то откладывает, помните, этот круг бесконечен.
3. Прерывания.
Всем нам хорошо знакомы разного рода прерывания. Это может происходить посредством телефонных звонков, сотрудников, обращающихся по поводу и без повода на работе, непредвиденными событиями, неожиданными посетителями или чем-либо еще, что прерывает или останавливает вашу текущую деятельность. Прерывание мешает выполнению того, на чем вы были сфокусированы, отрывает от важных дел. Ваше время тратится впустую, а разные аспекты вашей жизни начинают накладываться один на другой. Фокус и время теряются, когда вы позволяете вашей работе и личной жизни перебивать друг друга. То же самое происходит и с другими вещами, над которыми вы работаете. Не смешивайте разные вещи в одно и то же время, разделяйте их. Фокусируйтесь на выполнении одного дела в конкретный момент.
4. Отсутствие делегирования.
Ничто не отнимает так много времени, как неумение делегировать полномочия своим сотрудникам. Вы думаете, что вам необходимо все делать самому и что никто другой не сделает что-либо лучше, чем вы. Прекратите делать все самостоятельно и сконцентрируйте свои действия на том, что у вас действительно хорошо получается, на своих возможностях и сильных сторонах. Вы тратите попусту свое время и упускаете многие возможности, не делегируя своим сотрудникам рутинные и стандартные вопросы.
5. Совещания.
Совещания могут быть в первых строках рейтинга поглотителей времени, если вы проводите их без веской на то причины, без заранее определенной повестки дня или не в строго установленных временных рамках. Проведение бесполезных совещаний может легко войти в привычку, и вы не сразу заметите, что время, потраченное на них можно использовать с гораздо большей пользой. Вот несколько простых вещей, которые помогут вам максимально эффективно использовать время на совещаниях:
- определите формат совещания: оперативка, отчетное совещание, стратегическое совещание и т.д.;
- определите круг участников совещания;
- определите список вопросов для обсуждения и заранее разошлите их всем участникам для подготовки;
- определите длительность совещания и назначьте ответственного, который будет следить за временем;
- организуйте рассылку информационных материалов, место проведения и подготовьте необходимое оборудование;
- запротоколируйте и разошлите после окончания совещания принятые решения.
6. Кризис-менеджмент или тушение пожаров.
Когда вы бегаете по кругу подобно цирковой лошади, много времени тратится впустую. Вы не фокусируетесь и не работаете над тем, что действительно важно. Вы постоянно пытаетесь латать дыры, которые встречаются на вашем пути. Поскольку вы находитесь в постоянной спешке, пытаясь одновременно делать несколько дел, то незавершенные вопросы постоянно возвращаются к вам вновь, занимая при этом еще большее количество времени для их переделки.
7. Наши «друзья»: телефон, интернет, e-mail.
Современные средства связи отнимают огромное количество времени наравне с прерываниями и совещаниями. Очень легко потратить массу времени на разговоры по телефону или «блуждание» в интернете, не имея реальной на то причины и цели. Время расходуется просто так, если у вас нет понимания, как его можно лучше использовать, когда не знаете, что хотите получить в результате того, чем сейчас заняты и когда не знаете, каков должен быть пункт назначения. Вы оправдываете себя тем, что упорно трудитесь, не покладая рук. Но на самом деле то, чем вы занимаетесь, часто является бесполезным и не приносит результата. Это может быть всего лишь отвлечением от выполнения важных задач.
8. Неумение сказать: «Нет»!
Беря на себя большую нагрузку, вы взваливаете на себя груз навязанных дел. Вы не цените свое время, не решаете, с какой максимальной пользой хотели бы провести его. Тем самым вы даете право другим делать выбор за вас. Начинать в данном случае нужно с расстановки приоритетов. На уровне конкретного дня это означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим ценностям, целям и принципам.
9. Личная неорганизованность и творческий беспорядок.
Беспорядок убивает всю вашу энергию и не только оставляет малоспособным работать эффективно, но вы также бесполезно тратите свое время, пытаясь копаться в нем. Беспорядок может быть просто отвлечением внимания, а то, что отвлекает внимание, не может позволить работать с полной отдачей. Когда вы не организованны, то много времени уходит на выполнение одних и тех же дел многократно.
10. Отсутствие времени для отдыха.
Не превращайтесь в загнанную лошадь. Многие люди стараются делать все больше и больше, думая, что таким образом они используют свое время лучше. Но, в действительности, в грамотном управлении личным временем важно не только количество времени, но и качество. Не давая себе времени на отдых, вы ставите под угрозу ваше здоровье, будете постоянно чувствовать себя измотанным и потеряете всякий вкус даже к любимым делам.
Полагаю, что ознакомившись с поглотителями времени, вы сейчас имеете больше понимания, на что тратите свое драгоценное время в жизни. Вы абсолютно свободны в выборе по поводу того, на что и как вы можете его потратить. Чтобы изменить ситуацию вы должны предпринять определенные действия и устранить существующие поглотители времени, которые вы распознали сегодня. Я подчеркиваю слово сегодня, поскольку изменение старых привычек – это процесс, и я призываю его продолжать постоянно, так как по мере устранения одних поглотителей времени, вы можете обнаружить другие. Решите для себя, какой из поглотителей времени у вас сегодня отнимает наибольшее количество времени и наметьте конкретные шаги по исправлению ситуации.